10 handige tips voor de GGD-startinspectie (en de eerste maanden)

Tip 1: Meet de netto vierkante meters nauwkeurig na

De GGD meet tijdens de inspectie of vanuit de bouwtekening de netto speelruimte op. Vaste kasten, de draaicirkel van deuren, keukens en gangen tellen in principe niet mee omdat dit geen speelruimte is. Onze tip: bereken dit vooraf heel nauwkeurig op basis van de feitelijke ruimte (en niet alleen vanaf de bouwtekening), zodat het aantal kindplaatsen dat je voor ogen hebt mooi aansluit op de beschikbare meters.

Tip 2: Let op de timing van de PRK-koppeling

Je kunt medewerkers pas in het Personenregister Kinderopvang (PRK) aan jouw locatie koppelen zodra het officiële LRK-nummer binnen is. Onze tip: vraag je teamleden om vooraf alvast hun eigen PRK-account aan te maken met hun VOG. Dan hoef je de koppeling na de afgifte van het LRK-nummer alleen nog maar definitief te maken vóórdat de opvang daadwerkelijk start.

Tip 3: Onderbouw de drie-uursregeling pedagogisch

De pauzes en rustige momenten waarop je afwijkt van de vaste ratio staan vaak al netjes op papier. Beschrijf in het pedagogisch beleidsplan wel heel duidelijk hoe er op deze momenten te allen tijde verantwoorde opvang plaatsvindt. Leg daarnaast helder vast dat er altijd een tweede volwassene in het pand aanwezig is als er tijdens deze afwijking slechts één personeelslid op de groep staat. Zo toon je soepel aan dat de veiligheid en kwaliteit continu goed gewaarborgd zijn.

Tip 4: Check de EHBO-dekking tijdens álle openingsuren

De wet vraagt om de constante aanwezigheid van minimaal één volwassene met een geldig kinder-EHBO-certificaat. Kijk bij het maken van de roosters extra goed naar de allereerste en de allerlaatste momenten van de dag (bijvoorbeeld tussen 07:00 en 07:30 uur). Een extra check vooraf voorkomt dat je niet voldoet aan de regel dat er te allen tijde iemand aanwezig moet zijn die een EHBO-diploma heeft.

Tip 5: Maak een beleidssjabloon écht eigen

Het gebruiken van een bestaand sjabloon of template voor het Veiligheids- en Gezondheidsbeleid is een slim en fijn startpunt. De inspecteur verwacht wel dat het document volledige is aangepast naar jouw locatie. Zorg ervoor dat dit beleid ook echt over jóúw locatie gaat. Start daarom met een uitgebreide inventarisatie en verwerk deze uitkomsten in jouw beleid. Om de GGD al voordat ze op inspectie komen een goed beeld te geven, loop in gedachten even door je pand en beschrijf ook de hoe de ruimtes en tuin zijn ingedeeld. Denk aan de grote, de kleur, de inrichting en sfeer die het ademt.

Tip 6: Beschrijf ook de overstap naar de volgende groep (intern wennen)

Het reguliere wenbeleid voor nieuwe kinderen is vaak al heel mooi beschreven, maar hierin wordt het intern wennen vaak vergeten. Als een baby groter wordt en doorstroomt naar de peutergroep, is dat voor zo’n kleintje immers een hele stap. Onze tip: vul je beleidsplan simpelweg aan met een korte, natuurlijke beschrijving van deze interne overstap. Geef kort aan hoe jullie zorgen voor een warme overdracht en hoe vaak een kindje vooraf mag gaan oefenen op de nieuwe groep.

Tip 7: Houd het ontruimingsplan lekker praktisch

Een ontruimingsplan hoort ook bij je veiligheidsbeleid, maar de GGD kijkt vooral naar de dagelijkse haalbaarheid. Onze tip: zorg dat er vanaf dag één direct praktische hulpmiddelen klaarstaan, zoals een evacuatiebedje of stevige draagzakken. Bedenk van tevoren hoe je dit in je eentje of met een klein team opstartteam veilig en soepel uitvoert.

Tip 8: Richt meteen een vast format in voor je beleidsuren

Actieve pedagogische coaching op de werkvloer hoeft pas in het nieuwe kalenderjaar te starten, maar de uren voor het beleid gaan wel direct vanaf de eerste openingsdag in. Zorg dat je vanaf de start een vast format of sjabloon klaar hebt liggen voor je vaste werkoverleggen. Als je de bestede tijd aan pedagogisch beleid direct structureel bijhoudt in de notulen, sla je twee vliegen in één klap: je urenregistratie richting de GGD is meteen glashelder én je weet zeker dat het beleid vanaf dag één actief wordt besproken met je personeel. Een vliegende en transparante start!

Tip 9: Richt je administratie direct in voor de ‘nameting’

De startinspectie is de eerste stap, maar binnen 3 maanden na de opening komt de GGD alweer langs voor een regulier onderzoek. Onze tip is om vanaf de allereerste openingsdag direct een overzichtelijke administratie bij te houden van de feitelijke roosters en presentielijsten. Dit geeft enorm veel rust en overzicht zodra de inspecteur weer op de stoep staat om de praktijk te toetsen.

Tip 10: Volg het ‘Protocol Veilig Slapen’ tot in de puntjes

Veel startende organisaties vermelden heel netjes in hun beleidsdocumenten dat zij een landelijke protocol volgen bijvoorbeeld die van veilig slapen. Wat weleens over het hoofd gezien wordt, is dat de GGD dan ook verwacht dat je de specifieke richtlijnen daaruit (zoals de exacte frequentie van de fysieke slaapcontroles) heel letterlijk overneemt en uitvoert. Zorg er dus voor dat je dagelijkse praktijk straks precies matcht met wat er in het protocol beschreven staat. Als dat niet lukt pas dan je beleid hierop aan, dat mag zolang je kunt verantwoorden dat de veiligheid waarborgt.

Sparren over jouw plannen?

Een goede voorbereiding op de GGD-inspectie geeft enorm veel rust. Heb je na het lezen van deze tips nog vragen over jouw specifieke pand, het beleid of de inrichting? Je hoeft het niet alleen uit te zoeken! We denken heel graag oprecht en vrijblijvend met je mee. Vraag gerust een gratis informatiegesprek aan. Samen nemen we jouw plannen door en kijken we naar de belangrijkste eerste stappen voor jouw kinderopvang.